- Gestión documental
Optimización de la indexación y búsqueda de documentos: guía para mejorar la eficiencia
Cómo ordenar y clasificar documentos para encontrarlos en segundos: metadatos, criterios de indexación y qué mejora al dejar de buscar carpeta por carpeta.
Ordenar los documentos para poder encontrarlos es una de las tareas más subestimadas en una empresa. Un buen sistema de indexación permite ubicar un comprobante, un contrato o una nota en segundos, en lugar de revisar carpeta por carpeta, y aumenta la productividad de los equipos de trabajo.
Buenas prácticas para indexar
Para lograrlo conviene seguir algunas pautas. En primer lugar, hace falta un sistema de categorización adecuado, que permita clasificar los documentos de manera coherente y estructurada. Asimismo, es recomendable utilizar metadatos relevantes y descriptivos para facilitar la identificación y recuperación de documentos. Por ejemplo, indexar los comprobantes por RUC del proveedor, número de timbrado y fecha permite encontrar cualquier factura al instante.
Tecnologías de búsqueda avanzada
Además, conviene implementar tecnologías de búsqueda avanzada, como motores de búsqueda personalizados o herramientas de procesamiento de lenguaje natural, que encuentren un documento aunque no se recuerde su nombre exacto.
Una vez que la información es localizable, el paso siguiente es interpretarla: mirá qué decisiones cambian cuando una empresa mira sus datos.
En Variablet resolvemos búsqueda e indexación de documentos dentro de sistemas de gestión, para que encontrar un comprobante deje de llevar minutos. Ver sistemas de gestión.